Yksi tapa ilmaista tyytymättömyys toimitettuihin tai tuotettuihin tavaroihin, suoritettuihin palveluihin on ostajan kirjallinen vaatimus. Hän voi lähettää sen suoraan yritykselle sähköpostitse, jättää sen "Valituskirjaan" tai kirjoittaa valituksen erityiselle verkkosivustolle, jossa kuka tahansa ostaja voi puhua tuotteen tai palvelun laadusta. Sinun on myös annettava kirjallinen vastaus tällaiseen vaatimukseen.
Ohjeet
Vaihe 1
Laadukkaaseen asiakaspalveluun kuuluu palautteen jatkuva seuranta ja toimenpiteiden ja erityistoimenpiteiden toteuttaminen niiden puutteiden poistamiseksi, joihin huomiosi kiinnitetään vaatimuksessa. Vastaamalla siihen sinun tulisi ymmärtää, että asiakas on ärtynyt ja onneton, joten sinun tulisi valita lauseet huolellisesti ja huolellisesti hänen saamansa epämiellyttävän vaikutelman tasoittamiseksi. Hyvin harkittu ja hyvin valmisteltu vastaus auttaa sinua palauttamaan asiakkaan kiintymyksen ja ehkä saamaan heidät pysymään asiakkaidesi joukossa.
Vaihe 2
Kirjeen sävyn tulee olla erittäin oikea ja kohtelias. Tietenkin, jos tiedät ostajan koko nimen ja isänimen, käytä sitä liikkeessä. Kirjoita aina osoitteet "sinä", "sinä", "sinä" isolla kirjaimella.
Vaihe 3
Jos väite on totta, pyydä ensimmäisessä kappaleessa anteeksi ja yritä mahdollisuuksien mukaan selittää miksi tapaus tapahtui. Pyydä anteeksi asiakkaalta ensimmäisessä virkkeessä, mutta jos et ole täysin varma, että tässä tapauksessa se on todella yrityksen tai sen henkilökunnan vika, voit aloittaa vastauksen tekstin seuraavasti: "Kiitos tiedoista jonka lähetit meille … "Tai" Kiitos, että ilmoitit meille ajoissa … ".
Vaihe 4
Vastauksessasi sinun tulee keskustella vain tapauksesta, josta tuli syy vaatimuksen kirjoittamiseen. Älä viittaa muiden asiakkaiden erinomaisiin arvosteluihin yrityksestä; tämä toimii vain ärsyttävänä. Älä käytä tekstissä vastakohtia: "a", "mutta", "samaan aikaan", kirjoita viimeisenä keinona tarvittaessa "silti …".
Vaihe 5
Älä yritä perustella itseäsi viittaamalla joihinkin asiakkaan ominaisuuksiin - hänen huomaamattomuuteen, unohdukseen, älykkyyden puutteeseen. Älä unohda, että nämä ovat ihmisiä, jotka maksavat sinulle rahansa, ja yksi negatiivinen arvostelu voi viedä sinut vähintään kymmenestä mahdollisesta asiakkaasta.
Vaihe 6
Kirjoita mitä toimenpiteitä teet tilanteen poistamiseksi ja estääkseen sen toistumisen. Jos löytyy tiettyjä syyllisiä, listaa ne ja kuvaile toteutetut kurinpitotoimet.
