On usein tapauksia, joissa kolmansien osapuolten organisaatioiden, yrityksen nykyisten tai entisten työntekijöiden ja muiden kansalaisten pyynnöstä on tarpeen laatia ote sisäiseen käyttöön tarkoitetusta pääasiakirjasta, joka sisältää luottamuksellisia tietoja. Tällaisten asiakirjojen valmistelulle on erityisvaatimuksia.
Ohjeet
Vaihe 1
Ota alkuperäisen asiakirjan alkuperäiskappale ja valitse kopiot ja lausekkeeseen siirrettävät fragmentit. Tarkka viittaus on tärkein edellytys otteen laatimiselle. Tällaisille asiakirjoille ei ole erityistä lomaketta, noudata tässä toimistotyön yleisiä sääntöjä, jotka säätelevät yritysdokumentaation suorittamista. Paljon tärkeämpää on otteen sisältö, jonka tulisi koostua pakollisten tietojen ryhmistä.
Vaihe 2
Ensinnäkin, aseta asiakirjan nimi arkin yläreunan keskelle lyhyesti aihe, asiakirjan ydin. Valitse ja kopioi seuraavaksi pääasiakirjan osa, joka sisältää alkuperäiset tiedot (yrityksen nimi, tapahtuman päivämäärä ja paikka, osallistujien lukumäärä jne.). Täydennä otteita lisäämällä fragmentti suoraan kysyttyyn kysymykseen liittyvää tekstiä (kohta kokouksen esityslistalta jne.) ja ilmoittamalla sen sarjanumero alkuperäisen asiakirjan säännökseen.
Vaihe 3
Etsi ja kopioi nyt teksti, jossa kuvataan asiasta käytävän keskustelun kulku (jos sellainen on) ja siitä tehty päätös. Lisää lainaus lauseeseen ja muista sisällyttää siellä olevan pääasiakirjan numerointi. Aseta tähän alkuperäisen allekirjoittaneiden vastuuhenkilöiden nimet, nimikirjaimet ja tehtävät.
Vaihe 4
Tarkista valmis ote henkilöiltä, joilla on valtuudet suorittaa tällaisia toimia. Useimmiten se on organisaation sihteeri tai henkilöstöjohtaja. Täällä ote tarkistetaan alkuperäisen asiakirjan tarkan vastaavuuden suhteen. Yhteenvetona voidaan todeta, että lausunnossa on oltava sana "True", vastuuhenkilön allekirjoitus (suluissa dekoodauksella), hänen asemansa, asiakirjan todistamispäivä ja -aika on ilmoitettava.
