Minkä tahansa organisaation toimintaan kuuluu asiakirjojen käsittely. Jotkut heistä menettävät merkityksensä ajan myötä, eikä niitä käytetä työssä. Tarpeettomien paperien poistamiseksi ne yleensä tuhotaan. Asiakirjojen tuhoaminen on tehtävä tiukasti toimistotyössä vahvistettujen sääntöjen mukaisesti.
Välttämätön
- - tuhoaminen;
- - tekniset keinot asiakirjojen tuhoamiseksi.
Ohjeet
Vaihe 1
Tarkista asiakirjojen tuhoaminen. Sitä sovelletaan sekä paperiasiakirjoihin että sähköisessä muodossa tehtyihin asiakirjoihin. Yleensä asiakirjat, jotka ovat menettäneet käytännön arvonsa ja joiden säilytysaika on päättynyt, tuhotaan. Tämä koskee ensisijaisesti henkilöstö- ja kirjanpitoasiakirjoja.
Vaihe 2
Tutki asiakirjojen arvoa. Tuloksena pitäisi olla teko sellaisten paperien jakamiseen ja hävittämiseen valmistautumiseen, joita ei enää tarvitse varastoida. Asiakirjojen säilytysaika määräytyy organisaatiosi tiedostojen nykyisen nimikkeistön mukaan. Joissakin tapauksissa ehdot määritetään liittovaltion lakien, hallituksen asetusten, osastollisten tai vakiolististen asiakirjojen mukaan.
Vaihe 3
Laadi asiakirja asiakirjojen tuhoamiseksi ja laita jokaisen otsikkoryhmän eteen rakenneyksikön nimi. Lisää samanlaiset tapaukset säädökseen yhden yleisen otsikon alle ja ilmoita tapausten kokonaismäärä. Lain on allekirjoitettava organisaation työntekijä, joka osallistui asiakirjojen arvon tutkimiseen. Sen jälkeen pää hyväksyy säädöksen.
Vaihe 4
Valitse tuhottavat tapaukset sivunäkymän avulla. Tämän avulla et voi unohtaa tarvittavaa asiakirjaa, joka vahingossa pääsi tiedostoon. Jos materiaaleja on ollut varastointipaikassa pitkään, niitä voidaan selata valikoivasti asiakirjojen relevanssin määrittämiseksi.
Vaihe 5
Valitse tapa, jolla hävitetään asiakirjassa olevat asiakirjat. Ne voidaan polttaa tai käyttää tähän tarkoitukseen paperimurskaimella. Joskus hävitettävät materiaalit siirretään hävitettäväksi erikoistuneelle yritykselle laatimalla menettely hyväksyntätodistuksella ja vastaavalla laskulla. Viimeksi mainittua menetelmää käytetään useimmiten, kun dokumentaation määrä on merkittävä. Luottamuksellisuuden varmistamiseksi tapausten siirto ja tuhoaminen tapahtuu yleensä organisaation työntekijän valvonnassa.
