Arkistoon tallennetut vanhentuneet asiakirjat voidaan tuhota useissa vaiheissa. Ensinnäkin asiakirjat valitaan, komissio perustetaan, asiakirja laaditaan ja silppureissa tapahtuu suora tuhoaminen.
Tarpeellinen
- - tuhoaminen;
- - tuhoaminen;
- - silppuri (paperinsilppuri).
Ohjeet
Vaihe 1
Kaikkia arkistointiasiakirjoja tarkistetaan vuosittain tuhoamista varten. Tämä antaa mahdollisuuden vapauttaa tilaa ajoissa yrityksiltä vastaanotettaville uusille asiakirjoille arkistotallennusta varten.
Vaihe 2
Valitse tuhottavat asiakirjat. Suurin osa arkistoasiakirjoista on säilytetty 75 vuoden ajan. Asiakirjojen valinnan suorittaa arkiston henkilökunta.
Vaihe 3
Kun olet valinnut asiakirjat, laadi tuhoaminen. Teko on täydellinen luettelo tuhottavista asiakirjoista. On tarpeen ilmoittaa jokaisen asiakirjan sarjanumero, kuvaus. Ilmoita kunkin asiakirjan eteen artikkelin tai säädöksen numero, jonka perusteella alaskirjaus tehdään. Ohjaa tyypillisten asiakirjojen luettelo.
Vaihe 4
Muista, että luettelo ei välttämättä sisällä kaikkien poistettavien asiakirjojen nimeä, joten arkistonhoitajan on itse päätettävä, mihin artikkeliin tai vakiosäännökseen tietty asiakirja kuuluu.
Vaihe 5
Tuhoaminen on laadittava vuoden 2002 liitteen nro 4 "Arkistojen toiminnan perussäännöistä" mukaisesti. Kaikkien luotujen toimikuntien jäsenten ja arkistohallinnon valtuutetun edustajan on allekirjoitettava täytetty asiakirja.
Vaihe 6
Liitä suoritettuun teoon toinen teko, jossa ilmoitetaan tuhottavien asiakirjojen kokonaismäärä ja niiden kokonaispaino. Älä unohda, että ensimmäinen teko ilman toista katsotaan pätemättömäksi. Ja jos tällainen rikkomus havaitaan tarkastuksen aikana, arkistosi vastuulliselle edustajalle voidaan määrätä hallinnollinen sakko.
Vaihe 7
Voit antaa suoran tuhoamisen erikoistuneelle organisaatiolle, joka tarjoaa tällaisia joukkopalveluja ja jolla on teollisuuden silppureita, tai voit suorittaa tuhoamisen itse, jos organisaatiollasi on oma silppuri.
