Huolimatta sähköisen asiakirjahallinnan lisääntyvästä leviämisestä, yritysten välinen viestintä sähköpostitse, yrityskirjeenvaihto ei ole menettänyt merkitystään. Yli 80% liikekirjeistä tulostetaan paperille ja lähetetään postitse tai yksiköiden sisäisen tutkimusmatkan kautta. Kuinka kirjoittaa kirje oikein, jotta se saavuttaa tavoitteensa, eikä vastaanottaja lähetä sitä roskakoriin?
Ohjeet
Vaihe 1
Kun aloitat yrityskirjeen kirjoittamisen, ota yrityskirjelomake. Sen muoto on pääsääntöisesti määritelty toimistotyötä koskevissa ohjeissa, painettuna A4-paperille. Jos tulostus tehdään valmiille kirjelomakkeille, huolehdi riittävästä sisennyksestä yläosassa (yrityksen yksityiskohtien huomioon ottamiseksi). Jätä marginaali vasemmalle - 30 mm, oikealle ja alareunalle - 20 mm (pienempi, mutta vähintään 15 mm).
Vaihe 2
Lomaketta valittaessa päätä yksityiskohtien sijainti (kulma- tai pituussuuntainen). Jos kirjeesi liittyy tuotantoon ja taloudelliseen toimintaan, sisältää tietoja, yhteistyötarjouksen, on osoitettu yksityishenkilölle - on parempi käyttää yksityiskohtien kulmajärjestystä (arkin vasemmassa yläkulmassa).
Vastaanottajan tiedot on painettu kirjeen vasempaan yläkulmaan. Oikeushenkilölle tämä on organisaation nimi (nimellisessä tapauksessa), sen henkilön asema, jolle kirje on tarkoitettu (datiivisessa tapauksessa). Esimerkiksi JSC "PavlovskGranit", myyntiosaston johtaja Ivanov I. I.
Jos kirje lähetetään päähän, yrityksen nimi voidaan jättää pois, koska se sisältyy tehtävänimikkeeseen (esimerkiksi "JSC PavlovskGranit" -johtaja Sidorov EE).
Vaihe 3
Onnittelukirje, kutsukirje näyttää paremmalta kirjelomakkeelta, jossa on yksityiskohtien pituussuuntainen järjestely. Tällaisen kirjeen otsikossa yksityiskohtien vähimmäismäärä on vaakuna tai tunnus, yrityksen nimi, lyhennetty nimi (vain jos se on kirjattu peruskirjaan tai muuhun hallintoasiakirjaan), päivämäärä ja numero. Organisaation osoite, puhelinnumerot ja sähköpostiosoite sijaitsevat alatunnisteessa. On suositeltavaa sijoittaa tällaisen kirjeen sisältö yhdelle arkille.
Vaihe 4
Aloita nyt itse kirjeen kirjoittaminen. Asiakirjan nimeä (Letter) ei tarvitse tulostaa. Valitse haluamasi fontti, jos sitä ei ole määritetty toimistotyön ohjeissa. Yleisimmin käytetty fontti on Times New Roman, koko 12-14.
Vaihe 5
Jos se on tarkoitettu tietylle henkilölle, ota suoraan yhteyttä häneen ("Hyvä Nikolai Ivanovich!") Ja vain "sinuun". Jos ei, siirry suoraan tekstiin. Jos kirjain on lyhyt, vaihda riviväliksi 1, 5.
Sisällön tulee olla selkeä ja ilmaista selvästi, mitä haluat vastaanottajalta.
Vaihe 6
Ilmoita lopussa kirjaimen ja koko nimen allekirjoittaneen pään sijainti (laita nimikirjaimet sukunimen eteen, esimerkiksi V. I. Petrov). Alla ovat koordinaatit esiintyjänä - sukunimi, etunimi, isänimi, puhelinnumero.
