Kun vaaditaan lähettämään virallisia asiakirjoja vastaanottajalle: lausunto, vaatimus, kopio vaateilmoituksesta ja muita - kirjeenvaihto ei ole vain tärkeää, vaan oikeudellisesti merkittävä. Jotta toimitus tapahtuisi lain näkökulmasta, on noudatettava tiettyä menettelyä.
Ohjeet
Vaihe 1
Valmista vastaanottajalle lähetettävä asiakirja kahtena kappaleena. Yhden heistä on pysyttävä kanssasi.
Vaihe 2
Jos mahdollista, toimita asiakirja henkilökohtaisesti. Luovuta suoraan vastaanottajalle tai tämän valtuutetulle edustajalle. Edustajan valtuudet voidaan todistaa valtakirjalla tai noudattaa lakia. On turvallisempaa luovuttaa yksityishenkilölle osoitettu kirjeenvaihto vastaanottoa vastaan. Jos siirrät asiakirjoja oikeushenkilölle, tee se sihteeristön tai toimiston kautta. Kun vastaanottaja on virkamies, voit käyttää kumpaakin näistä vaihtoehdoista.
Vaihe 3
Jos kyseessä on henkilökohtainen toimitus, varmista, että kopiossasi on kirjeen vastaanottaneen henkilön kuitti. Henkilön, jolle annat asiakirjan, on kirjoitettava sana "vastaanotettu", hänen sukunimensä ja nimikirjaimet sekä nykyinen päivämäärä ja tietysti jätettävä allekirjoitus. Jos hän on organisaation työntekijä, on ilmoitettava myös hänen asemastaan.
Vaihe 4
Välitä tarvittaessa kirjeenvaihto vastaanottajalle kuriirin tai välittäjän kautta unohtamatta opettaa heille, kuka ja miten se toimitetaan.
Vaihe 5
Jos et pysty toimittamaan kirjeenvaihtoa henkilökohtaisesti tai vastaanottaja kieltäytyy vastaanottamasta sitä, käytä postipalveluja. Se olisi lähetettävä kirjattuna kirjeenä ilmoituksen ja liitteiden luettelon kanssa. Joissakin tapauksissa tämä on ainoa vaihtoehto, jossa tuomioistuin tai muu valtuutettu elin tunnustaa palvelun päteväksi. Vahvistuksena siitä, että vastaanottaja on vastaanottanut kirjeen, sinulle palautetaan asiakirja - posti-ilmoitus. Liitteen luettelo tarvitaan, jotta voidaan todistaa lähettämisestä postitse ei tyhjä kirje tai ylimääräinen asiakirja, nimittäin se, joka on annettava tiedoksi.
Vaihe 6
Kun ilmoitus on palautettu sinulle, liitä se ja liitteiden luettelo asiakirjan jäljellä olevaan kopioon. Säilytä, kunnes sitä ei enää tarvita.
