Jotkut toiminta-alueet edellyttävät tavaroiden, tuotteiden ja asiakirjojen järjestelmällisyyttä. Korttitiedostoa voidaan käyttää paitsi tuotannossa. Esimerkiksi siitä on hyötyä postimerkkejä tai kolikoita keräävälle henkilölle tai kukkakaupalle. Yleensä mistä tahansa haluat löytää oikean nopeasti joukosta esineitä.
Ohjeet
Vaihe 1
Tiedostossa olevien tietojen on oltava helposti saatavilla riippumatta tallennustilan koosta. Siksi jaa koko volyymi lohkoihin esimerkiksi aakkosjärjestyksessä tai päivämäärän mukaan. Tämä auttaa sinua löytämään tarvitsemasi tiedot (kortin) lyhyessä ajassa.
Vaihe 2
Kaikkien tiedostossa olevien merkintöjen on oltava siistit. Esimerkiksi, jos nimet kirjoitetaan käsin, niiden tulisi olla ymmärrettäviä, ilman täpliä, koska se vaikeuttaa tarvitsemiesi tietojen löytämistä.
Vaihe 3
Tiedosto on säilytettävä määrätyssä paikassa, esimerkiksi telineessä. Laatikoiden on vastattava korttien kokoa. Muista tehdä luettelo sisällöstä, jotta sinun ei tarvitse jatkuvasti selata tarpeettomia tietoja. Kun tietoja täydennetään, kirjoita tiedot luetteloon.
Vaihe 4
Korttihakemiston elementeissä (kortit, tiedostot jne.) Olevien hakumerkkien on oltava järjestelmällisesti järjestettyjä. Esimerkiksi, jos tämä on kukkien korttihakemisto, kaikkien elementtien hakumerkit ("avaimet") on näytettävä samalla tavalla. Voit tehdä tämän luomalla hakuelementin "luurangon".
Vaihe 5
Oletetaan, että haluat laatia kukkasi korttihakemiston. Niillä kaikilla on erilaiset ominaisuudet, mutta ne koostuvat useista identtisistä elementeistä: kukinto, varsi, lehti, juuri jne. Näin ollen kaikkien näiden elementtien on oltava "luurangossa". Esimerkiksi nimi on "auringonkukka", kukinnan muoto on "pyöreä", väri on "keltainen" jne.
Vaihe 6
Kaiken tiedonkeruun mukana tulisi olla "Hakukriteeriluettelo". Tavallisista korteista koostuvassa arkistossa se voi olla tekstidokumentti; virtuaalista arkistolomaketta varten - avattava luettelo, josta käyttäjä voi valita tarvitsemansa merkin. Jos pidät sähköistä arkistokaappia, muista luoda otos siirrettävälle levylle, koska kiintolevy voi palaa milloin tahansa.
