Hylkäkirje on hyvin erityinen osa liikekirjeenvaihtoa. Sen tulisi sisältää kielteinen vastaus asiakkaan pyyntöön tai kumppanin ehdotukseen. Samalla on tärkeää ylläpitää hyviä suhteita kirjeen vastaanottajaan. Noudata kieltäytymisen kirjoittamisen perussääntöjä, jotta voit ilmaista yksiselitteisesti kantasi mutta ei loukata vastaanottajaa ja jättää itsestäsi suotuisan vaikutelman.
Tarpeellinen
- - järjestön virallinen kirjelomake;
- - tietokone;
- - Tulostin.
Ohjeet
Vaihe 1
Luonnosta kirjeesi. Älä unohda tätä asiakirjan valmistelun vaihetta. Sen avulla voit järjestää ajatuksesi ja valita oikeat lauseet.
Vaihe 2
Aloita teksti perinteisellä vastaanottajan osoituksella: "Hyvä Ivan Ivanovich!" tai "Hyvä herra Ivanov!" Älä käytä muuta sanamuotoa, koska kirjallinen kieltäytyminen on virallista.
Vaihe 3
Ilmoita vasemmassa yläkulmassa kirjeen vastaanottaja: yrityksen nimi, asema, sukunimi, työntekijän nimikirjaimet tai yksityishenkilön sukunimi ja nimikirjaimet. Yrityksesi tiedot esitetään virallisessa kirjelomakkeessa oikeassa yläkulmassa.
Vaihe 4
Kirjoita asiakirjan pääosa. Toista ensin vastaanotettu pyyntö tai ehdotus. Tietysti sinun ei tarvitse kirjoittaa kokonaan saapuvan asiakirjan tekstiä. Riittää, että tiivistetään sen olemus muutamalla sanalla käyttäen perinteisiä liike-elämän puheenvuoroja: "Pyynnön mukaan kopioida tilaus …" tai "Vastaukseksi pyyntöön jatkaa edullisen luotonannon voimassaoloaikaa. ilmoitamme … ".
Vaihe 5
Luettele seuraavaksi syyt kieltäytymiseen. Kielteisen vastauksen on oltava lyhyt, looginen, luja, mutta muodoltaan ei kova. Älä vääristä tilannetta, älä esitä olemattomia tosiasioita ja epätodennäköisiä argumentteja. Aina kun mahdollista, varmuuskopioi sanasi viittaamalla laeihin ja asetuksiin. Mutta älä mene äärimmäisyyksiin. Kirje on ylikuormitettu pitkillä selityksillä ja sanallisilla anteeksipyynnöillä.
Vaihe 6
Aloita kirjeen viimeinen osa tavallisella sanamuodolla, jonka avulla voit pysyä kohteliaana, mutta päättäväisesti päätöksessäsi: "Edellä mainitut tosiasiat huomioon ottaen meidän on valitettavasti kieltäydyttävä yhteistyöstä yrityksesi kanssa" tai "Pahoittelemme ilmoittaa sinulle että luottolimiittiä on mahdotonta pidentää edelleen. "…
Vaihe 7
Yritä lieventää hylkäämistä. Ilmoita tätä varten vastaanottajalle muista yhteistyövaihtoehdoista, yrityksesi uusista palveluista, joita hän voi käyttää edullisin ehdoin, mahdollisuudesta harkita pyyntöään uudelleen tietyn ajan kuluttua jne. Kaikkien tietojen on oltava täysin oikeita ja ajan tasalla.
Vaihe 8
Lue kirjeluonnos uudelleen. Korjaa virheet, tee tarvittavat lisäykset ja korjaukset. Tulosta kieltäytyminen organisaation viralliselle kirjelomakkeelle, allekirjoita se johtajan kanssa ja lähetä se vastaanottajalle.
