Liikekumppanit eivät aina pidä liiketapaamisia pakollisina, koska tehtäviä on monia. Kaikkien oikeiden ihmisten läsnäolon varmistamiseksi kokouksen kirje on laadittava vakuuttavasti. Tällä tavalla voit vaikuttaa muiden ihmisten käyttäytymiseen ja suunnitelmiin.
Ohjeet
Vaihe 1
Ilmoita kirjeen vastaanottajalle, että olet lukenut hänen pyynnön. Tätä tekniikkaa on asianmukaista käyttää, jos vastaanottaja odottaa jonkinlaista reaktiota, ja on helpompaa ratkaista hänen kysymyksensä henkilökohtaisessa kokouksessa. Käytä tätä tilaisuutta, soita henkilölle ja kerro hänelle, että hän lähetti kirjeen selityksineen. Tässä tapauksessa voit olla varma, että viesti luetaan huolellisesti.
Vaihe 2
Ilmaise ymmärrystä ratkaistavista ongelmista. Kuvaile muutamassa lauseessa, että jaat mielipiteesi esitettyjen kysymysten merkityksellisyydestä ja ajantasaisuudesta.
Vaihe 3
Luettelo tulevan kokouksen läsnäolon eduista. Etsi ainakin viisi syytä, miksi henkilö haluaa varata aikaa tapahtumalle. Nämä syyt tulisi muotoilla toisen osapuolen näkökulmasta. Esimerkiksi tulee asiantuntija, joka neuvoo erityisesti kaikissa asioissa, mutta lähitulevaisuudessa ei ole muuta mahdollisuutta tavata häntä. Järjestä syyt tärkeysjärjestyksessä alenevassa järjestyksessä.
Vaihe 4
Kerro meille muista perusteluista ehdotuksen puolesta. Nyt voit ilmoittaa syyt, jotka eivät ole niin tärkeitä vastaanottajalle, mutta vaikuttavat hänen käyttäytymiseensä. Esimerkiksi osastojohtaja kutsutaan kokoukseen, joka varmasti kiinnittää huomiota, jos joku on poissa. Jotta ei pilaa maineesi, on parempi olla jättämättä väliin tapahtumaa.
Vaihe 5
Osoita yksinkertainen ja helposti saavutettavissa oleva palautetapa. Vastaanottajalla voi olla kysymyksiä, ehdotuksia tai selvennyksiä. Anna hänelle mahdollisuus ottaa välittömästi yhteyttä vastuuhenkilöön äläkä etsi yhteystietoja.
