Tapahtumaraportin tehtävänä ei ole vain esitellä tapahtumaa suotuisimmassa valossa, vaan myös saada tilaisuus järjestää jotain vastaavaa tulevaisuudessa. Tässä asiakirjassa on tarpeen kertoa, kenelle ja mihin tarkoitukseen tapahtuma pidettiin, kuinka monta ihmistä osallistui, mitä resursseja tarvittiin ja olivatko ne riittäviä. Varmista, että tapahtumassa on henkilö, joka voi tarjota valokuvia tai videoita.
Ohjeet
Vaihe 1
Suunnittele kansilehti. Raportti on enemmän tai vähemmän ilmainen dokumentoinnin muoto. Joissakin tapauksissa on kuitenkin tarpeen ilmoittaa, mihin aiot toimittaa tämän asiakirjan. Kirjoita tämä A4-sivun oikeaan yläkulmaan. Kirjoita otsikkosivun keskelle otsikko "Raportti" ja seuraavalle riville "Tietoja sellaisesta ja sellaisesta konferenssista" (konsertti, näyttely jne.). Kirjoita alareunaan tapahtuman paikka ja aika. Muotoile kaikki keskitetysti.
Vaihe 2
Kirjoita itse asiakirjan ensimmäiselle sivulle, kuinka monta ihmistä oli läsnä. Voit laskea ne eri tavoin. Tiedot konferenssin tai kokouksen osallistujien lukumäärästä ovat pöytäkirjassa. Konsertin tai näyttelyn osalta voit tarjota vieraille matkamuistoja. Tapahtuman jälkeen jäljellä olevien kansioiden tai kynien lukumäärällä voit laskea tarkasti, kuinka monta vierasta sinulla oli. Juhlaan tai ralliin osallistujien määrä voidaan määrittää vain suunnilleen.
Vaihe 3
Ilmoita tapahtuman tarkoitus. Se voi olla opettavaista, valaisevaa, viihdyttävää jne. Kerro meille kuka esiintyi ja millä numeroilla, mitä kysymyksiä esitettiin, miten yleisö reagoi. Konferenssiraportti muistuttaa protokollaa, mutta eroaa vapaammassa esitysmuodossa. Kirjoita avajaispäivän tai konsertin raporttiin, mihin tapahtuma oli omistettu, kuka on sen päähenkilö, minkä kanssa hän esiintyi. Jos toiminta koostui useammasta osasta, anna yhteenveto niistä. Tietenkään ei tarvitse kuvata yksityiskohtaisesti, kuinka jokainen tauko sujui, mutta voidaan mainita se tosiasia, että konferenssi koostui täysistunnosta, osastojen työstä ja buffetpöydästä. Älä myöskään unohda kertoa, kuka taiteilijan lisäksi puhui näyttelyn avajaisissa.
Vaihe 4
Kirjoita ylös mitä tarvikkeita käytit. Oliko se valmisteltu ajoissa, olivatko varatut rahat riittäviä sinulle? Älä unohda teknisiä keinoja. Liitä tarjous.
Vaihe 5
Anna lyhyt analyysi tapahtumasta. Pystytkö tekemään kaiken suunnitellun? Selvitä, mikä toimi parhaiten ja mihin on työskenneltävä. Määritä olosuhteet, jotka ovat tarpeen tällaisten tapahtumien pitämiseksi korkeammalla tasolla tulevaisuudessa.
Vaihe 6
Ilmoittakaa, osallistuiko tapahtumaanne ja kuka sinne osallistui. Tiedot saa lehdistötyöstä vastaavalta järjestelykomitean jäseneltä. Jos puhumme konferenssista, huippukokouksesta, tieteellisestä seminaarista jne., Tietojen tulisi olla rekisteröinnistä vastaavien kanssa. Voidaan todeta, että tapahtuman tulosten seurauksena sellaisia materiaaleja julkaistiin sellaisissa ja sellaisissa medioissa.
