Faksi, joka on merkitty kiireellisesti - anna se pomolle nopeammin, laatikon täyttäneet sähköpostit puretaan, postimiehen tuoma kirjepino ja pari pakettia on kiireellisesti "hajautettava" osastojen yli, ja työntekijä kirjoitti lomahakemuksen. Täällä sinulla on sekä mainoksia että tärkeitä kirjanpitoasiakirjoja. Sihteerin työ on vaikeaa! Yksi "paperi" kannattaa menettää, koska käy ilmi, että organisaation kohtalo ja urasi riippuu siitä. Jotta voisit aina löytää tämän tai muun asiakirjan, sinun on pystyttävä rekisteröimään kirjeenvaihto oikein.
Tarpeellinen
- Saapuva kirjeenvaihtorekisteri
- lähtevän postin loki,
- muistikirjat, joiden tilavuus on 96 arkkia,
- organisaation muodot,
- kansioita.
Ohjeet
Vaihe 1
Sinun on rekisteröitävä kaikki saapuvat ja lähtevät kirjeenvaihdot lisäksi vastaanottopäivänä. Kaikentyyppinen kirjeenvaihto edellyttää rekisteröintiä: postilähetykset, sähköpostit, faksit, jotka toimitetaan henkilökohtaisesti viestin käsiin. Tärkeät sähköpostit (saapuvat ja lähtevät) tulee tulostaa ja kirjata samalla tavalla kuin muut kirjeenvaihdot. Lisäksi on tarpeen rekisteröidä sisäinen kirjeenvaihto: muistiot, palvelumuistiot, selittävät huomautukset, lausunnot, valitukset.
Vaihe 2
Pidä kirjeenvaihto rekisteröimällä erityiset rekisteröintilokit. Tietyn tyyppisen kirjeenvaihdon määrästä riippuen voit luoda yleisiä saapuvan ja lähtevän kirjeenvaihdon päiväkirjoja tai eritellä ne tyypin mukaan. Tee esimerkiksi päiväkirja saapuvien ja lähtevien sähköpostien tallentamiseksi. Kirjeenvaihdon määrästä riippumatta on kätevää luoda erillinen päiväkirja saapuvien ja lähtevien faksien rekisteröimiseksi.
Vaihe 3
Jos sinulla ei ole painotalossa painettua erityistä kirjeenvaihdon rekisteröintipäiväkirjaa, ota tavallinen muistikirja ja levitä se. Ilmoita saapuvien kirjeiden lokissa viestin numero, vastaanottopäivä ja kirjeenvaihdon tyyppi, jos sinulla on yhteinen loki kaikentyyppisille viesteille, sähköisistä fakseihin. Kuvaile lyhyesti erillisessä sarakkeessa kirjeen sisältöä. Kirjoita seuraavaan sarakkeeseen pään päätöslauselma ja sen henkilön nimi, jolle kirje luovutettiin suoritettavaksi. Käytännössä, jos asiaa ohjaa tietty henkilö, monet kirjeet eivät pääse johtajalle, vaan ne välitetään välittömästi esiintyjälle, joten sinun ei pitäisi tehdä tästä sarakkeesta suurta. On suositeltavaa jättää paikka allekirjoitukselle esiintyjän sukunimellä tai sen viereen, mikä osoittaa, että hän on saanut asiakirjan. Jos pää on käskenyt sihteeriä valvomaan asiakirjan "suorittamista", niin erilliseen sarakkeeseen lisätään punaisella musteella huomautus valvonnasta (kirjain "K" tai sana "ohjaus"). Kun olet suorittanut tähän asiakirjaan liittyvän toimeksiannon, laita merkintä suoritukseen sekä kirjeen "asiaan" siirto (ilmoita tapauksen numero ja muodostamispäivä).
Vaihe 4
Kirjeenvaihtorekisteriä tarvitaan myös kaikille lähteville viesteille. Lähtevien kirjeiden lokissa on vähemmän sarakkeita kuin saapuvan kirjeenvaihdon lokissa. Tee saapuvien kirjeiden rekisteriin lähtevien kirjeiden rekisteriin sarake, jossa on kirjeen sarjanumero, sarake, jossa on päivämäärä, vain lähetys, ja lähetettävän kirjeen tyyppi (tarvittaessa) viestin yhteenvedon, asiakirjan laatijan sukunimi (kirje) sekä tapausnumeroinen sarake, johon kopio viestistä jätettiin.
Vaihe 5
Erityisellä tavalla sinun tulee rekisteröidä kirje, jonka lähetät postitse. Postitse lähetettyjen kirjeiden rekisteröinti tapahtuu organisaation kirjelomakkeella. On parempi lähettää enintään 7-10 kirjettä kerrallaan. Kirjoita lomakkeelle käsin tai tietokoneella lähetyspäivämäärä, ilmoita alla jokaiselle postitse lähetetylle kirjeelle tietueen sarjanumero, organisaation nimi, sijainti (voit määrittää vain kaupungin tai alue). Jätä tilaa oikealla. Tällöin, kun olet saanut sekin postissa, sinun on annettava siitä postitusnumerot (yleensä 6-8 numeroa). Kirjoita kunkin lähetyksen organisaation nimen alle lähetettävien asiakirjojen numerot ja päivämäärät tai muut tiedot, joiden avulla ne voidaan tunnistaa. Postissa tämä luettelo on vahvistettu postileimalla. Voit arkistoida sen erilliseen kansioon tai kansioon, johon lähtevät viestit on tallennettu.
Vaihe 6
Jokaisen sisäisen kirjeenvaihdon kirjaamiseksi tarvitaan erillinen päiväkirja. Ilmoita jokaisessa päiväkirjassa asiakirjan numero, päivämäärä, tekijän sukunimi, yhteenveto, pään päätöslauselma, toimeenpanijan sukunimi, valvontamerkki sekä tapauksen numero.
