Erilaisista kansioista ja luokittelijoista on jo pitkään tullut osa toimisto- ja kotiympäristöä. Tämä on todellakin erittäin kätevä tapa tallentaa ja temaattisesti jakaa asiakirjoja. Mutta kun kansioita on liian monta, niiden levityksessä työtilassa on ongelma.
Tarpeellinen
- - kansiot;
- - paperilokerot;
- - tarrat
- - laatikot
- - kynä.
Ohjeet
Vaihe 1
Ymmärrä kansioiden sisältö. Se olisi järjestettävä jonkin yleisen periaatteen mukaisesti, jotta tietyn asiakirjan löytäminen olisi helpompaa. Esimerkiksi opiskelijoiden tulisi nimetä kansio kullekin aineelle. Työskentelevä henkilö voi jakaa toimialoittain sekä jakaa kaksi tai kolme kansiota erityisen tärkeille tai kiireellisille papereille. Kun olet valinnut luokitusjärjestelmän, järjestä kaikki paperit järjestelmän mukaan ja kiinnitä kansioihin tarrat, joissa on merkintä siitä, mitä niissä on.
Vaihe 2
Selvitä, miten parhaat kansiot järjestetään. Jos ne ovat suuria ja vakaita, voit yksinkertaisesti järjestää ne hyllylle teemoittain. Ohut ja joustava kansio voidaan parhaiten tallentaa vaakasuoraan. Suuria pinoja on kuitenkin hankalaa käyttää, joten pino ne paperilokeroihin kerrallaan. Kun teet tämän, noudata myös temaattista luokitusta, jotta tiedon hakeminen olisi helpompaa.
Vaihe 3
Jos tarvitset ohuita kansioita istumaan hyllylle, käytä jakajaa. Se voi olla joko osion muodossa, joka erottaa hyllyn osan toisesta, tai pystysuoran avoimen paperilokeron muodossa. Joten kun poistat yhden kansion hyllystä, loput eivät ala pudota eikä siellä ole sotkua.
Vaihe 4
Käytä hyvin suurta määrää kansioita, kuten säilytyksen järjestämistä yrityksen arkistossa, tallennusjärjestelmää telineissä. Siten paperit varastoidaan valtion varastoihin. Samaan aikaan kansiot tallennetaan erityisiin laatikoihin asennettuihin laatikoihin. Näiden laatikoiden erikoisuus on, että ne eivät avaudu ylhäältä, vaan sivulta, mikä antaa sinulle mahdollisuuden hankkia tarvitsemasi kansio. Irrottamatta koko raskasta astiaa telineestä. Samalla sivukannella on järkevää kiinnittää tarra, jossa on tiedot siitä, mitkä asiakirjat ovat säilytysosan sisällä.
