Minkä tahansa yrityksen tai organisaation toiminta omistusmuodosta riippumatta on mahdotonta ilman asiakirjojen hallintaa, mikä itse asiassa on vahvistus tälle toiminnalle. Asiakirjojen levityksen yhtenäistäminen tehtiin jo viime vuosisadan 79-luvulla, mutta silloin luodut standardit, pienillä muutoksilla ja lisäyksillä, ovat edelleen voimassa.
Ohjeet
Vaihe 1
Organisaation toiminnan tukemiseksi tarvittava yhtenäinen asiakirjojen hallintajärjestelmä sisältää kolmen tyyppisiä asiakirjoja:
- organisatorinen
- hallinnollinen
- tiedot ja viitteet.
Viimeksi mainittu asiakirjatyyppi on aputekijä kahden ensimmäisen suhteen, ja toisin kuin ne, se ei ole pakollinen suoritettavaksi. Ne sisältävät kaikki erityiset palvelutiedot, jotka ovat tarpeen sekä johdon päätösten tekemiseksi että niiden oikean ymmärtämisen ja toteuttamisen kannalta.
Vaihe 2
Viiteasiakirjoihin kuuluvat: yritystiedotteet; sähkeet ja puhelinviestit; palvelu, raportti ja selittävät huomautukset; yhteenvedot, katsaukset ja tietoraportit, säädökset. Näiden asiakirjojen sisältö voidaan ottaa huomioon tai saada aikaan toimia näiden tietojen perusteella. Tämä on tärkeä osa työnkulkua, jota ilman on mahdotonta järjestää mitään tuotantoprosessia.
Vaihe 3
Jos puhumme tietyntyyppisistä tiedoista ja viiteasiakirjoista, suurin osa niistä on pääsääntöisesti tiedotuskirjeitä, joissa kirjoittajat tuovat vastaajan tietoon joitain tosiasioita, tietoa tuotteista, tulevista tapahtumista tai toiminnasta. Ne voivat olla sekä ennakoivia että sellaisia, jotka kirjoitetaan raporttina annettujen tehtävien toteuttamisesta vanhimmilta organisaatioilta, joilla on korkein johtotaso. Itse motivoituneet myyntikirjeet viittaavat myös tieto- ja viiteasiakirjoihin.
Vaihe 4
Yhteenveto, yleiskatsaus tai tiedotus - asiakirjat, joissa on kuvaus joistakin samantyyppisistä tosiseikoista, asioista tai tapahtumista, joissa voi olla lyhyt yhteenveto, mutta tämä vaatimus ei ole pakollinen. Tavalliset todistukset voidaan laatia asianomaisten osapuolten tai yksityishenkilöiden pyynnöstä, ja ne voivat toimia tosiseikkana. Nämä ovat esimerkiksi todistukset palkasta, perheen kokoonpanosta, työ- tai opiskelupaikasta jne.
Vaihe 5
Palveluilmoituksia käytetään yleensä tiedonvaihtona osastojen välillä, jotka eivät ole suoraan riippuvaisia tuotannosta. Raportit kirjoitetaan välittömälle esimiehelle tiedoksi asioista, jotka hänen on tiedettävä päivystyksessä. Selittäviä lausuntoja käytetään tapauksissa, joissa rikotaan työn kurinalaisuutta, rikkojat itse kirjoittavat ne selittääkseen tekonsa. Tietyn tosiasian vahvistavat säädökset laaditaan yhdessä ja vähintään 3 tarkastukseen tai toimintaan osallistuvaan allekirjoittavat.
