Kokeneet sihteerit tietävät, että liikekirjeenvaihto koostuu kahdesta kolmasosasta tiedusteluista ja vastauksista niihin. Kirjallisen kysymyksen päätarkoitus on saada tietoja vastaanottajalta. Kirjeen kirjoittaja odottaa saavansa mahdollisimman kattavan vastauksen, joka toimitetaan hänelle lain asettamassa tai pyynnössä ilmoitetussa määräajassa. Kirjallisten kysymysten käsittelyssä ei ole tiukkoja sääntöjä. Yrityskirjeille on kuitenkin olemassa useita yleisiä vaatimuksia, joita tulisi noudattaa niiden valmistelussa.
Tarpeellinen
- - yhtiön muoto;
- - A4-paperi;
- - kynä;
- - tietokone;
- - Tulostin.
Ohjeet
Vaihe 1
Tulosta kysymyskirje organisaation kirjelomakkeelle, jos haet ryhmän puolesta ja virallisesta syystä toiseen organisaatioon tai yksityishenkilöön. Kansalaisen, joka lähettää pyynnön mille tahansa laitokselle, on kirjoitettava se luettavasti tai tulostettava A4-arkille.
Vaihe 2
Ilmoita kirjeen oikeassa yläkulmassa tiedot vastaanottajasta: hänen tehtävänsä täydellinen nimi, sukunimi ja nimikirjaimet, organisaation postiosoite (tarvittaessa). Lähettävää yritystä koskevat tiedot ovat lomakkeen vasemmalla puolella. Erityisrivillä virkailijan on kirjoitettava lähtevän asiakirjan numero ja päivämäärä. Jos haet omasta puolestasi, listaa omat tietosi alla: sukunimi, etunimi, isänimi (ilman lyhennettä), kotiosoite, yhteyshenkilön puhelinnumero. Esimerkiksi: "LLC: n" Early Morning "johtajalle VV Petrov Semenov Vasily Vasilyevich, asuva osoite: Nsk, Pervaya st., 15, apt. 15, puhelin 00-00-00 ".
Vaihe 3
Kirjoita otsikko sähköpostillesi. Sen tulisi heijastaa lyhyesti kirjallisen vetoomuksen olemusta, esimerkiksi: "Päivänkakkaransiementen vähimmäiseräkoko ja niiden tukkuhinta". Aseta tämä rekvisiitta kirjelomakkeelle vasemmalle. Kun puhut henkilön puolesta, voit yksinkertaisesti ilmoittaa kirjeen muodon kirjoittamalla rivin keskelle lauseen "kysymyskirje", "kirjallinen pyyntö" tai "pyyntökirje".
Vaihe 4
Siirry itse pyynnön lausekkeeseen. Tämä on kirjeen pääosa. Selitä ensimmäisissä 1-2 virkkeessä syy ja tarkoitus, mihin haluat saada nämä tai muut tiedot. Esimerkiksi:”Toukokuussa puutarhakumppanuuden” Sad”jäsenet suunnittelevat ostavansa päivänkakkara-siemeniä massana. Tutkittuasi yrityksesi mainosesitteen päätimme käyttää tarjottuja palveluita. Lähetä tältä osin seuraavat tiedot alla olevaan osoitteeseen."
Vaihe 5
Muotoile kukin kysymys. Yritä olla tarkka ja ytimekäs. Älä tee lauseita liian pitkiä, mukaan lukien 2-3 kysymystä kerrallaan. Muista laittaa kysymysmerkki loppuun - tämä korostaa visuaalisesti pääaihetta. Jos kysymyksiä on useita, täytä ne numeroidulla luettelolla. Esimerkiksi: “1. Mikä on siemenerän vähimmäiskoko? 2. Paljonko siemenpussi siemeniä tukku- ja vähittäiskaupassa? Kuinka kauan ostetun erän toimitus kestää? 4. Mitä asiakirjoja on toimitettava toimitussopimuksen tekemiseksi yrityksesi ja puutarhayhtiön välillä?"
Vaihe 6
Lopeta kirje kiitoskirjeellä. Voit myös taktisesti ilmoittaa halutun aikataulun vastauksen vastaanottamiseksi, esimerkiksi:”Kiitos etukäteen vastauksestasi. Toivomme saavansa hinnaston viikon kuluessa. Viimeisellä rivillä allekirjoita (organisaation puolesta pää on allekirjoitettu) ja päivämäärä.
