Puhelintunnuksella tarkoitetaan yleisnimeä asiakirjoille, jotka lähetetään suullisesti puhelimitse. Sitä käytetään palvelutietojen lähettämiseen pääsääntöisesti hätätapauksissa, kun vastaanottajalle on ilmoitettava jostakin kiireellisesti, lähetettävä viesti, lähetettävä kutsu.
Tarpeellinen
paperitavara, vastaanottajan puhelinnumerot, lähtevän postin päiväkirja, puhelinviestintä
Ohjeet
Vaihe 1
Valmista puhelinviestin teksti. Kerro sanoman ydin lyhyesti, suositeltu tekstin pituus on enintään 50 sanaa. Jos puhelinviesti sisältää ilmoituksen tapahtumasta, jonka pitäisi tapahtua tulevaisuudessa: kokous, kokous, säädöksen laatiminen jne., Varmista, että ilmoitat tapahtuman paikan ja ajan.
Teksti tulisi muotoilla siten, että kaksinkertaisen tulkinnan mahdollisuus suljetaan pois.
Vaihe 2
Laadi puheluviesti paperille niiden sääntöjen mukaisesti, jotka koskevat kirjeen laatimista päästä. Siksi asiakirjalle, jossa on teksti, on määritettävä tarvittavat tiedot: yksilöllinen numero ja laatimispäivä. Puheluviestin allekirjoittaa henkilö, jonka puolesta se lähetetään.
Vaihe 3
Selvitä puhelinviestin vastaanottaja. Jos vastaanottajia on useita, tee viestin tekstin lisäksi vastaanottajien luettelo. Tällainen luettelo laaditaan erilliselle arkille, joka sisältää niiden organisaatioiden nimet, joille puhelinviesti ja vastaavat puhelinnumerot tulisi lähettää.
Vaihe 4
Rekisteröi puhelinviesti lähtevään kirjeenvaihtolokiin. Jos puhelinviesti on harvinainen tapa työnkulkussa, rekisteröi yleinen päiväkirja. Jos käytät säännöllisesti tätä tiedonsiirtomenetelmää, aloita erillinen päiväkirja puhelinviestejä varten, joten sinulla on helpompaa navigoida.
Vaihe 5
Soita vastaanottajalle ja pyydä saamaan puhelinviesti. Selvitä ja tallenna puhelinviestin vastaanottaneen henkilön asema, sukunimi, nimi, isänimi.
Vaihe 6
Kerro tilaajalle:
- sen henkilön asema, sukunimi, nimi, isänimi, jonka puolesta puhelinviesti lähetetään;
- asema, sukunimi, nimi, isänimi ja puhelinnumero.
Sanele puhelinviestin teksti. Kun olet lähettänyt tekstin, pyydä tilaajaa lukemaan puhelinviesti uudelleen tarkistaaksesi äänityksen oikeellisuuden.
Vaihe 7
Selvitä tilaajalta puhelun saapuva rekisteröintinumero, kirjoita se muistiin.
